Automação é a chave para setor se adaptar à Lei 214/2025

A Lei 214/2025  surge como um marco regulatório para farmácias e distribuidoras de medicamentos no Brasil. A nova reforma tributária propõe mudanças relevantes no modelo de arrecadação de impostos, ao simplificar o sistema de cobrança e estabelecer um valor único de IVA para tributos estaduais e federais.

Com isso, elimina-se a complexidade da substituição tributária e das diferenças de alíquotas entre estados, alterando de forma significativa a rotina fiscal do setor. A norma também impõe regras mais rigorosas de controle farmacêutico. “Entre as principais exigências estão a rastreabilidade completa dos medicamentos, com identificação por código de barras, controle de lote e data de validade, bem como a sincronização automática entre vendas, estoque e obrigações fiscais”, afirma Giuseppe Picolli, fundador da Ponti e Futuro e especialista em automação do Panorama Farmacêutico.

Lei 214/2025 visa combater fraudes

Segundo ele, o objetivo é reforçar a segurança sanitária, ampliar a transparência e combater fraudes. “Nesse contexto, a automação passa a ser um fator decisivo. Processos manuais, baseados em planilhas e conferências visuais tendem a apresentar falhas de precisão e lentidão, o que pode gerar inconsistências entre vendas e estoque”, acrescenta.

Esses erros não apenas comprometem a receita, como também expõem as empresas a auditorias e penalidades. A legislação prevê a entrega mensal de informações fiscais por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e o descumprimento pode resultar em multas que chegam a 1% do faturamento.

A Receita Federal estabelece que todas as farmácias e distribuidoras devem informar, mensalmente e de forma digital, todas as operações de venda e movimentação de estoque. “Relatórios como o SPED Fiscal/ICMS e a EFD Contribuições requerem alto nível de acuracidade, tornando inviável a gestão baseada somente em controles manuais”, ressalta Picolli.

Como a automação mitiga riscos?

A automação, por sua vez, transforma tarefas repetitivas em processos eletrônicos integrados, ampliando a segurança, a confiabilidade e o acesso a informações em tempo real. Sistemas automatizados permitem identificar produtos no momento do recebimento, validando lote e data de vencimento em poucos segundos e impedindo a comercialização de medicamentos fora das condições adequadas. “Nesse caso, a atualização do estoque e a emissão de documentos fiscais eletrônicos, como NFC-e ou NF-e, ocorrem de maneira imediata”, explica.

Essa integração garante a conciliação diária entre vendas e saídas de estoque, atendendo às exigências da Secretaria da Fazenda e facilitando a geração de relatórios consolidados. Painéis de controle também oferecem uma visão clara do mix disponível e dos produtos próximos do vencimento, reduzindo perdas e agilizando auditorias.

Obrigações acessórias mensais simplificadas

As farmácias e distribuidoras têm várias entregas obrigatórias mensais. A automação é a chave para cumpri-las:

• Escrituração Fiscal Digital (SPED ICMS/IPI): relatório mensal de vendas e estoque para o Fisco estadual (SEFAZ). A automação garante que todas as saídas do estoque correspondam às notas fiscais
• EFD Contribuições (PIS/COFINS): informe mensal de vendas para tributos federais (Receita Federal). A conciliação automática evita omissões

• Cupom Fiscal Eletrônico (NFC-e) / Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): emissão e armazenamento digital em tempo real, cumprindo validações estaduais

• Relatórios de Estoque (Bloco K): a partir de 2026, a exigência do Bloco K do SPED Fiscal demandará alta acuracidade. A automação gera esse relatório, incluindo a validade de cada lote

Processos automatizados também contribuem para o atendimento de demandas de órgãos reguladores como a Anvisa e para a gestão de certificados digitais.