ERP específico para farmácias impulsiona gestão estratégica

No varejo farmacêutico moderno, é comum contar com um sistema de gestão empresarial ERP (Enterprise Resource Planning) para integrar e centralizar todas as áreas da operação em uma única plataforma. No entanto, nem todos os gestores percebem a importância de utilizar um software desenvolvido especificamente para atender às particularidades do setor.

Apesar de plataformas generalistas serem uma porta de entrada para o empresário que dá seus primeiros passos na digitalização da operação, há um limite muito claro sobre o quanto essa ferramenta poderá auxiliar as farmácias. “Crescer sem processo e sem sistema é como construir novos andares sem reforçar a fundação. Em algum momento, a estrutura não sustenta”, alerta Daniel Fernandes, gerente de implantação na Procfit.

Por outro lado, aquelas feitas levando em conta as necessidades do setor proporcionam soluções que atendem as dores específicas da área. “Um ERP especialista oferece diferenciais relevantes, entre os quais integrações e controles. Além de municiarem o gestor com indicadores do negócio, também garantem a conformidade regulatória”, observa.

ERP especializado traz soluções sob medida

Esses diferenciais residem nas regras específicas para esse segmento. Entre os exemplos elencados pelo executivo, o principal são as integrações. “Softwares pensados para o setor contam com integrações com Programas de Benefício de Medicamentos (PBMs), com o Sistema Nacional de Gerenciamento de Produtos Controlados (SNGPC), na área regulatória, e com o ABCFarma, na precificação”, explica.

Essas conexões dinamizam a rotina do gestor, facilitando o processo de venda e garantindo a conformidade regulatória durante todo o processo, até o pós-venda.

Fuja do barato que sai caro

Alguns gestores ainda pensam que as plataformas generalistas são mais interessantes do ponto de vista de custo. Mas o especialista rebate essa visão com um caso real.

“Já presenciamos situações de empresários que utilizavam um sistema à parte para o controle do SNGPC. O que parecia uma economia ao não contratar um ERP dedicado se mostrava um custo extra em função da necessidade de agregar uma segunda ferramenta para a tarefa”, alerta.

Por meio do softwareda Procfit, desenvolvido com base nas necessidades do varejo farmacêutico, o empreendedor elimina despesas adicionais. Ou seja, programas específicos oferecem soluções que cobrem toda a jornada do negócio, da venda ao fluxo contábil e tributário.

Software possibilita gestão cada vez mais estratégica

A ferramenta é especialmente interessante para os pequenos e médios gestores que querem se distanciar do operacional e passar a tomar decisões estratégicas e baseadas em dados. O sistema fornece números que permitem entender o que é mais vendido na loja, quais produtos dão mais lucro e outros insights vitais para garantir o sucesso do negócio.

“Ao ter um ERP integrado com ferramentas de BI, o empresário passa a contar com relatórios que permitem analisar o que está acontecendo e entender também o porquê. Assim, fica mais fácil agir com assertividade e não apenas apagar incêndios de forma instintiva”, afirma Fernandes.

Se faltam dados, falta transparência

O gerente de implantação ilustrou a importância desses relatórios com outro exemplo prático. Segundo ele, um empreendedor do canal farma sentia a perda das vendas e planejava até mesmo fechar a loja por não saber como contornar o problema.

A partir de uma análise mais detalhada, foi possível identificar a fonte do problema – o controle manual do processo de compras, que ainda era realizado com anotações em papel. Sem o auxílio de um ERP, o gestor não conseguia monitorar indicadores-chave como:

• Margem
• Rentabilidade
• Giro de produtos
• Elasticidade de preços

Empresário nos bastidores, ERP protagonista

O ERP permite ao empreendedor atuar mais no backoffice e menos na operação de loja. O sistema oferece acesso a dados e dashboards que podem ser acessados até mesmo em dispositivos móveis, permitindo que a performance da loja seja acompanhada de qualquer lugar.

Por meio desse acompanhamento constante, será possível identificar problemas como a ruptura e o overstock. Outro benefício é a redução de perdas por vencimento, potencializada por pop-ups que avisam o vendedor quando há um pré-vencido que pode ser indicado para a cesta do cliente.

O executivo faz ainda uma ressalva: o gestor não irá se distanciar da farmácia, mas sim se posicionar de uma forma que possa “adotar uma visão mais ampla do negócio”, entender em que áreas é preciso se dedicar de forma especial.

Ferramenta também é porta de entrada na sucessão

O processo de sucessão fica mais simples quando se conta com um software desenvolvido para farmácias. Isso porque ele conta com fluxos de negócios definidos, servindo como uma porta de entrada para o sucessor aprender os processos mais corretos.

“Com o sistema, o novo gestor aprende a sequência lógica das atividades, não precisa perder tempo com métodos antiquados que talvez nem sejam mais eficientes”, afirma. Além disso, as empresas desenvolvedoras costumam oferecer treinamentos e videoaulas para que a nova liderança saiba interpretar os indicadores e dashboards da maneira correta, possibilitando análises assertivas e estratégicas.