Falhas na conciliação de cartões ameaçam margens das farmácias

Dos anos 2000 para cá, a conciliação de cartões tornou-se um processo estratégico para as farmácias. Isso porque, com a alta nos pagamentos por meios digitais, cresce a necessidade de uma gestão assertiva dos valores a receber.

O processo representa o momento em que os dados do ERP da loja são cruzados com as informações repassadas pela adquirente. “É essa atividade que assegura que o pagamento está em linha com o valor devido”, explica Oscar Ferauche, product owner do Cosmos Pro, divisão de negócios da Procfit.

Outro efeito da digitalização dos meios de pagamento foi a inviabilização da conciliação manual, especialmente em operações mais robustas, com centenas de vendas diárias ou múltiplas lojas. Para absorver tamanha demanda, a farmácia teria que contar com uma equipe financeira muito inflada. Ainda assim, a probabilidade de erros e, consequentemente, de prejuízos, aumentaria drasticamente. É nesse contexto que a tecnologia pode se tornar a aliada número um do gestor.

Conciliação ineficiente, margens em risco

As farmácias podem perder margem de lucro por não acompanharem de forma assertiva as taxas negociadas e as praticadas pelas adquirentes. Essa situação acontece por conta de dois motivos principais:

• Caso a taxa aplicada seja maior do que a acordada, a companhia que não monitora devidamente as transações não terá noção dessa discrepância
• Se não houver transparência sobre a porcentagem retida, o gestor não contará com elementos para avaliar o desempenho da adquirente

“Sem esses dados, o dinheiro que poderia ajudar a operação a crescer acaba se esvaindo por falhas na gestão”, lamenta.

Conciliação de cartões automatizada garante agilidade à operação

O executivo enfatiza que a automação é vital para que o negócio ganhe tempo e diminua falhas. Além disso, essas ferramentas também podem reduzir os custos da operação. “Um sistema pode conciliar ao menos 95% das informações e alertar o responsável apenas ao identificar inconsistências, como o cancelamento de uma compra ou arredondamento de um valor”, destaca.

Processo é apenas ponto de partida

A conciliação não se encerra no cruzamento dos dados do ERP. “Ferramentas mais completas, como a oferecida pela Procfit, acompanham o gestor durante toda a jornada, incluindo a confirmação dos pagamentos”, afirma o especialista.

A solução afere se a companhia responsável pelo cartão efetuou o pagamento prometido e compara com o extrato bancário da farmácia a fim de confirmar o recebimento. Essas informações ficam disponíveis para o sistema de gestão empresarial, que pode gerar ou baixar os títulos de contas a receber.