Entenda como qualificar a integração de processos na farmácia

Nem sempre ter um sistema implementado significa que a integração de processos na farmácia esteja ocorrendo da melhor maneira. Foi o caso da Economia Farma, rede do varejo farmacêutico cearense com 28 lojas distribuídas pela Região Metropolitana de Fortaleza.

Atenta à necessidade de uma transformação interna, a empresa contratou há dois anos o diretor comercial Louriney Brito. Especialista em inteligência de mercado no canal farma, o executivo mapeou mais de 100 processos que poderiam ser automatizados e integrados entre si, com apoio da plataforma ERP do Procfit Business Suite

E o que mais surpreendeu é que muitas das funcionalidades que ele buscava estavam disponíveis na ferramenta, sem serem aproveitadas pelo simples desconhecimento de uso. “Por falta de experiência, o departamento de compras carregava um fardo nas costas. Hoje, a ampla maioria das implementações solicitadas à Procfit já foi atendida”, explica.

Integração de processos melhorou a gestão de compras

O primeiro gargalo que Brito identificou na integração de processos na farmácia comprometia as rotinas do departamento de compras. Os fornecedores não tinham um mapa de demanda para fazer a análise de dias de estoque e o recebimento da mercadoria era puramente manual. “Agora, ao mandarmos o pedido para o fornecedor e recebermos uma quantidade a mais de produtos, com preço divergente ou prazo de validade curto, o sistema acusa e imediatamente tomamos a decisão de aceitar ou não a entrega”, revela.

Outras implementações envolveram o pagamento eletrônico e a conciliação de cartões, a compra baseada em dados de mercado por meio de relatórios da IQVIA e o cancelamento automático dos pedidos após sete dias, o que evita compras em duplicidade.

Além disso, a rede pode escolher a data do faturamento, o que permite aos compradores utilizar de forma mais inteligente e organizada os orçamentos. “Também conseguimos implantar no sistema um mecanismo que identifica a nota fiscal em que o produto foi faturado”, acrescenta.

Ganhos financeiro e de tempo

Com a integração de processos, a Economia Farma conseguiu otimizar em 50% o tempo gasto na atualização da tabela de preços. “Antes eram necessários 15 minutos para subir uma tabela com 30 produtos. A tarefa passou a exigir somente um minuto e de forma automatizada”, ressalta Brito. A redução dos dias de estoque de 180 para 69 dias foi outro ganho substancial.

O sistema também deu suporte para o plano de expansão da área de autosserviço nas lojas e a ampliação do mix de produtos. “Tínhamos um sortimento muito enxuto que freava nossa evolução. Com as mudanças, em 2023 registramos uma evolução de 28% no faturamento”, afirma.

“A integração de processos permite à farmácia gerar uma série de informações cruciais para a tomada de decisão, tirando o gestor do achismo e proporcionando segurança nas suas ações”, explica Filipe Oliveira, diretor regional da Procfit no Ceará.

Segundo o executivo, o maior benefício da transformação digital, ao usar todas as funcionalidades do ERP, é a elevação do nível da mão de obra. “A farmácia, agora, tem analistas de compras exercendo, de fato, funções ligadas à sua atividade-fim, negociando preços e campanhas. Ao saírem do operacional, tornam a empresa naturalmente mais competitiva”, finaliza.