Os procedimentos operacionais na farmácia estão organizados de que maneira na sua empresa? A resposta de muitos gestores para essa pergunta, especialmente em companhias de pequeno porte, vem sempre carregada de dúvidas. Mas saiba que existem formas capazes de mudar essa realidade.
O uso de Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) é fundamental no varejo farmacêutico. São documentos que detalham as etapas a serem seguidas em diferentes processos, garantindo a padronização e a qualidade nos serviços farmacêuticos.
A RDC 44/09, da Anvisa, estabelece que as farmácias devem manter POPs que abordem atividades como manutenção de condições higiênicas e sanitárias; aquisição e armazenamento de produtos; exposição e organização dos itens para comercialização; dispensação de medicamentos; destino de produtos com prazos de validade vencidos e muitos outros.
Importância da documentação
Os POPs são documentos imprescindíveis para a farmácia, quando olhamos a legislação sanitária vigente. Eles devem ser realizados de forma detalhada, considerando tópicos essenciais como:
- Objetivo: Definição do objetivo do POP e do processo que ele descreve
- Atividades: Detalhamento das etapas sequenciais, incluindo os responsáveis e os procedimentos específicos
- Responsáveis: Identificação dos funcionários ou departamentos encarregados para cada etapa do processo
- Controle e verificação: Descrição do controle e verificação necessários para garantir a qualidade do procedimento
- Treinamento e documentação: Descrição do treinamento necessário para os funcionários e a documentação exigida
- Revisão e aprovação: Descrição da revisão e aprovação necessárias para garantir a qualidade do processo
- Histórico e alterações: Histórico do processo, incluindo alterações e revisões
- Assinatura e responsabilidade: Assinatura dos responsáveis pelo processo e declaração de responsabilidade
Como utilizar a tecnologia para a divulgação e uso dos POPs?
A divulgação dos POPs nas farmácias é fundamental para garantir que todos os funcionários estejam cientes das etapas a serem seguidas
“Quando se utiliza ferramentas tecnológicas para direcionar a comunicação, como o Cosmos Pro, por exemplo, o gestor cria um canal de comunicação uniforme com seus colaboradores, independentemente da posição geográfica. Além disso, o sistema gera evidências por visualizações de que foram feitas as comunicações necessárias para as partes interessadas”, explica Marina Freitas, coordenadora de Marketing do Grupo Procfit.
A especialista em comunicação traz alguns exemplos de como a tecnologia, aliada com a área de comunicação, pode facilitar a divulgação dos POPs nas farmácias:
- Uso de base de conhecimento: Os POPs podem ser armazenados em bases de conhecimento, tornando mais fácil a sua gestão e atualização. Isso permite que os funcionários tenham acesso instantâneo aos procedimentos, independentemente do local em que estejam.
- Plataformas de treinamentos a distância: A tecnologia pode ser usada para treinar os funcionários sobre os POPs. Plataformas como o Cosmos Pro, podem facilitar o acesso dos colaboradores a materiais (vídeos, imagens e textos) que explicam os procedimentos de forma clara e concisa que, quando aliados a um questionário para validação da absorção do conteúdo e um certificado de conclusão, geram evidências da capacitação do usuário.
- Alertas e notificações: Plataformas com uma rede social corporativa podem ser utilizadas para fornecer alertas e notificações sobre alterações nos POPs, garantindo que as equipes estejam sempre atualizadas sobre os processos.
“Essa integração de tecnologia e comunicação é essencial para assegurar que os procedimentos sejam seguidos de maneira consistente e eficaz, promovendo a excelência nos serviços farmacêuticos”, complementa Marina.
