O recebimento de produtos é uma tarefa rotineira nas farmácias dos mais variados portes. Mas como esse processo pode ser otimizado para reduzir falhas e erros? O Panorama Farmacêutico conversou com o especialista de processos da Procfit, Mario Zavan, para entender como o business process model and notation (BPMN) pode melhorar toda a cadeia de distribuição no varejo farmacêutico.
O que é BPMN?
Antes de entendermos o conceito, é preciso compreender o significado das três primeiras letras. BPM é a versão resumida de business process management, ou, em tradução livre, gestão do processo de negócios. “Mas ainda havia a necessidade de unificar em uma mesma ‘língua’ esses métodos, para que todas as áreas envolvidas se comunicassem melhor”, explica Zavan.
Foi a partir dessa demanda que nasceu o termo mais completo, business process model and notation, ou BPMN. O modelo unifica a comunicação e mapeia todo o caminho de uma ação que envolve diferentes áreas de uma farmácia.
Qual é sua importância para o recebimento de produtos?
De acordo com o executivo, o uso do conceito pode prevenir perdas e evitar gargalos nos processos de recebimento de produtos. “Quando ocorrem inconsistências na área de distribuição de medicamentos, as consequências podem ser graves”, alerta.
Segundo ele, além da perda e atraso de mercadoria, que são as ocorrências mais comuns, furos nas etapas de distribuição podem levar, até mesmo, a sanções regulatórias. “Produtos termossensíveis mal acondicionados ou até mesmo um simples lacre rompido na caixa de um remédio controlado pode representar uma grande dor de cabeça para o gestor”, afirma.
Como é a implantação?
Zavan explica que a implementação do BPMN sempre é dividida em fases. A primeira, segundo o especialista, passa por entender a situação atual da empresa. “Nessa fase, conseguimos identificar onde a farmácia está acertando e onde estão os possíveis pontos de melhora”, diz.
Com o processo mapeado, chega a hora de entender quem são os atores envolvidos. “Neste cenário, quem costuma participar da atividade são os fornecedores, os transportadores e a loja que recebe o pedido”, exemplifica.
“Elenco” montado, é a vez de passar o “roteiro”, ou seja, o que cada um desses participantes deve fazer dentro do BPMN. Atribuindo as responsabilidades, pode-se descobrir quando e onde podem acontecer as inconformidades e como cada membro reagirá diante de cada situação.
“É preciso mapear o caminho ‘feliz’, aquele em que tudo ocorre como planejado, mas também o ‘infeliz’, para determinar como cada profissional deve agir ao se deparar com algo errado”, completa.
Solução pode ser utilizada por farmácias de diferentes portes
O especialista afirma que, independentemente do porte do empreendimento, é possível utilizar o BPMN, com algumas diferenças. “Redes que contam com um centro de distribuição próprio conseguem controlar melhor o processo como um todo, mas os pequenos gestores também devem fazer sua parte”, destaca.
Apesar de não deter o controle de toda a cadeia, a pequena e média farmácia deve estabelecer medidas de contenção caso encontre algo errado com seus pedidos. “A equipe precisa saber com quem falar no fornecedor e no transportador caso algo não esteja em conformidade. Apesar de depender de interferência externa para a solução, a drogaria não pode aceitar o erro de terceiros passivamente”, alerta.
Cosmos PRO disponibiliza a solução
Dentro do próprio Cosmos Pro, da Procfit, as farmácias podem estabelecer todo o fluxo de recebimento dos produtos de acordo com a metodologia do BPMN. “Junto aos gestores, mapeamos o processo e estabelecemos a melhor maneira para gerir as mercadorias”, finaliza o executivo.
