Farmácias do estado do Rio de Janeiro têm até 20 de maio para entregar a Declaração Anual para o Índice de Participação dos Municípios (DECLAN-IPM) ano-base 2024. Trata-se de uma obrigação acessória anual imposta pela legislação estadual.

Mais do que obedecer a uma exigência fiscal, o preenchimento correto da declaração reflete diretamente na quantidade de recursos que retornam aos municípios por meio do ICMS recolhido pelas empresas locais. Segundo a analista fiscal plena da Procfit, Priscila Carvalho, por lei, 25% do valor arrecadado com o imposto no estado do Rio de Janeiro é distribuído entre os municípios

Sua importância técnica está no cálculo do chamado Valor Adicionado Fiscal (VAF), definido pela diferença entre as vendas realizadas e as compras feitas por cada estabelecimento comercial ou prestador de serviços. A soma desses valores, aliada a outros critérios estabelecidos pelo governo fluminense, determina o percentual do repasse financeiro que retorna ao município. Esses recursos são revertidos em áreas fundamentais como saúde, educação, infraestrutura urbana, segurança e programas sociais.

“A declaração envolve todas as entradas e saída que foram apuradas em 2024 e classificadas por meio do Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP). Isso inclui uma venda para o consumidor; um produto que a empresa vai utilizar; compras e transações para fora do estado ou algum ativo imobilizado, tais como imóveis, veículos, máquinas, equipamentos, móveis, softwares, entre outros”, explica Priscila.

Não entrega da DECLAN-IPM gera multa

O preenchimento da DECLAN-IPM não acarreta em nenhuma cobrança adicional às empresas, pois o ICMS já foi integralmente recolhido ao longo do ano. Entretanto, a não apresentação da declaração ou sua entrega após o prazo estabelecido, bem como a constatação de dados incorretos e/ou de omissão de informações, sujeitará o contribuinte a penalidades.

“A multa equivale a 1.000 UFIR-RJ, que hoje corresponde a R$ 4.750. Se a empresa for intimada por alguma infração, a penalidade varia de 1.500 a 10.000 UFIR-RJ (R$ 7.125 a R$ 47 mil)”, ressalta Erick Abenza, assistente fiscal da Procfit.

Segundo ele, a empresa pode ter a inscrição estadual cassada e ser impedida de emitir nota fiscal ou fazer transações e participar de licitações com municípios ou com o governo do estado do Rio de Janeiro.

Farmácias devem se preparar para evitar problemas de inconsistências

É importante que a farmácia inicie o quanto antes o levantamento das apurações que ocorreram no decorrer do ano passado, para que a área contábil faça os lançamentos a fim de entregar a declaração da forma mais exata possível. Caso seja detectada alguma inconsistência, problema de digitação ou preenchimento errado, a retificação deve ser realizada até o dia 27 de maio.

Muito além das preocupações com a concorrência e as mudanças no cenário tributário, a rentabilidade de uma farmácia começa pelo alinhamento da equipe. É a condição para garantir o crescimento sustentável de uma farmácia.

“Quando falamos em gestão, muitas vezes pensamos nos números, nas planilhas de custos, nos ajustes tributários e nos cálculos fiscais. Porém, a administração do varejo começa com pessoas”, reforça Marcus Cordeiro, CVO da Farmacon.

Segundo ele, para se aprofundar nos desafios fiscais enfrentados pelas farmácias, é preciso primeiro olhar para a cultura das corporações e como ela pode ser fortalecida para gerar resultados.

Por que o alinhamento da equipe e a cultura organizacional são essenciais?

Uma farmácia cujo alinhamento da equipe não se encontra estruturado, sem profissionais realmente engajados, pode acabar se perdendo nas estratégias externas, por melhores que elas sejam. “Um time comprometido com o propósito e os valores da empresa consegue entender não só a importância de uma boa gestão tributária, mas também como ela se conecta diretamente com os resultados do dia a dia”, avalia Cordeiro.

No entanto, para que isso aconteça, é necessário mais do que apenas contar com bons profissionais. É preciso investir no alinhamento dos objetivos da farmácia com as ações cotidianas do time. “Isso inclui entender que uma decisão tributária, como a escolha do regime fiscal, pode afetar diretamente o lucro da empresa e as perspectivas de melhoria financeira de todos os colaboradores”, acrescenta.

Estratégia tributária como caminho para a rentabilidade

Quando o time de uma farmácia entende como a escolha do regime tributário impacta o negócio, as chances de melhorar a rentabilidade aumentam significativamente. “A contabilidade estratégica é uma ferramenta poderosa, que não se restringe a gerar relatórios financeiros e guias de pagamento de impostos. Ela é responsável por criar estratégias que vão contribuir para uma redução de impostos dentro da legalidade, além de otimizar o fluxo de caixa e fortalecer a saúde financeira da farmácia”, ressalta o CVO.

Organizar o time para maximizar resultados

O primeiro passo é construir uma cultura organizacional focada no crescimento sustentável e na educação contínua da equipe sobre a importância da gestão tributária. Isso significa investir em treinamentos, seja para a gestão financeira, seja para o entendimento mais profundo dos impactos fiscais e tributários.

Além disso, é essencial que desde os colaboradores da linha de frente até a equipe gerencial compreendam como suas ações influenciam nos resultados. “Um time bem preparado não só ajuda a executar as estratégias, mas também contribui para identificar oportunidades e desafios que podem ser ajustados para alcançar o sucesso almejado”, alerta Cordeiro.

• Defina metas claras – Estabeleça objetivos que engajem a equipe na missão de reduzir custos e melhorar os resultados financeiros. Isso inclui metas de vendas, mas também de controle de custos
• Eduque o time – Ofereça treinamentos para que todos os membros da farmácia compreendam como as decisões tributárias impactam o negócio
• Revise o regime tributário periodicamente – Os ajustes fiscais e tributários devem ser feitos de forma estratégica. Ao revisar periodicamente o regime tributário, é possível identificar oportunidades para redução de impostos, aproveitamento de incentivos fiscais ou outros ajustes que otimizem os resultados financeiros
• Comunique-se de forma clara – Estabeleça uma comunicação constante e aberta com a equipe sobre os resultados e as implicações das decisões fiscais. Isso cria um senso de pertencimento que, por sua vez, amplia o compromisso com os objetivos da farmácia

“Empresas que investem no fortalecimento de sua cultura interna e conectam os times com seus objetivos têm mais chances de crescer com segurança, mesmo diante de desafios externos”, finaliza.

Após um período sem a realização da renovação do credenciamento do Farmácia Popular, que é anual e obrigatória desde 2018, o Ministério da Saúde reabriu o processo. A pasta segue, dessa maneira, o que está previsto no artigo 15 do Anexo LXXVII da Portaria de Consolidação nº 5, de 28 de setembro de 2017.

Estabelecimentos participantes do Programa Farmácia Popular do Brasil (PFPB) que estejam regulares na Receita Federal, inclusive aqueles com a conexão suspensa e em fase de monitoramento, devem realizar a renovação. O processo precisa ser realizado por meio do sistema da Caixa Econômica Federal.

Vale lembrar que as farmácias que realizaram atualização cadastral recente também estão obrigadas a realizar a renovação anual. Em 2025 essa pendência poderá ser resolvida até o dia 30 de maio.  Os gestores que não realizarem a renovação até essa data terão a conexão com o sistema de vendas suspensa, permanecendo assim até a regularização da situação junto ao Programa.

Documentação para fazer a renovação de credenciamento do Farmácia Popular

A documentação a ser apresentada está prevista no artigo 10 do Anexo LXXVII da Portaria de Consolidação nº 5/10. É fundamental que os documentos estejam atualizados e de acordo com as exigências normativas.  Também está disponível no site do programa uma relação de estabelecimentos aptos a realizarem a renovação.

A Coordenação Geral do Programa Farmácia Popular (CGPFP) ressalta que o processo é totalmente gratuito, sem qualquer cobrança de taxas. Todas as suas etapas estão disponíveis no manual elaborado pela Caixa Econômica Federal.

Oportunidade de receita extra

Para o fundador da plataforma INFORPOP, Hebert Freire, o ingresso no Farmácia Popular é uma porta de entrada para atração de novos clientes e geração de receita extra. O especialista elenca cinco recomendações para potencializar os resultados.

• Regras na ponta língua: As normas do programa devem ser conhecidas e a sua equipe deve ficar atenta a possíveis atualizações
• Fique de olho na papelada: Para evitar penalizações ou até mesmo o descredenciamento, preste especial atenção aos documentos exigidos pelo programa
• Ande na linha: Auditorias podem acontecer, mas, se você cumpre rigorosamente as normas da iniciativa, não há o que temer
• Equipe capacitada: “Seu time de atendimento precisa estar afiado sobre todo o processo de compra pelo programa, do cadastro à emissão do cupom fiscal”, comenta
• Qualidade na abordagem: O atendimento deve ressaltar junto ao cliente os benefícios do programa e saber como esclarecer as eventuais dúvidas em seu uso