Nova fiscalização digital impõe desafios às farmácias

A implementação da reforma tributária está criando novos desafios para o varejo e exigirá das farmácias um nível de controle operacional sem precedentes. Com a chegada do IVA dual, do sistema de split payment e de uma fiscalização baseada em cruzamento digital de dados, informações como lote, validade e movimentação dos medicamentos passarão a ter papel decisivo na conformidade tributária e na recuperação de créditos fiscais.

A explicação é de Giuseppe Picolli, que faz parte do time de Especialistas do Panorama Farmacêutico.Ele faz ainda uma análise dos impactos operacionais da reforma e das mudanças que devem afetar farmácias enquadradas tanto no Simples Nacional como no Lucro Real.

Segundo o especialista, a reforma tributária representa uma mudança muito mais profunda do que uma simples alteração na cobrança de impostos. “O sistema foi concebido para funcionar com rastreabilidade, cruzamento de informações e fiscalização em tempo real. Isso muda completamente a forma como as farmácias precisarão controlar suas operações”, afirma.

Trilha fiscal passa a ser requisito estratégico

Entre os principais impactos apontados por Picolli está a necessidade de construção de uma trilha fiscal completa para cada medicamento comercializado.

Na prática, será necessário garantir a conciliação entre as informações registradas na nota fiscal de entrada, os dados armazenados no estoque e os registros gerados no momento da venda.

Para ele, o controle do estoque deixará de ser apenas uma questão operacional para se tornar um requisito fiscal. “A trilha fiscal deixará de ser opcional. Cada medicamento precisará ter seu código de barras, lote e validade conciliados com a nota fiscal de entrada, com o estoque físico e com a venda realizada ao consumidor. É isso que sustentará a recuperação dos créditos tributários”, explica.

O especialista ressalta ainda que o envio periódico das informações ao SPED Fiscal ampliará a necessidade de precisão nos processos internos. “O governo quer enxergar a jornada completa do produto. O estoque físico terá de conversar com o estoque fiscal. Qualquer divergência poderá gerar questionamentos e impactos financeiros para a empresa”, acrescenta.

Split payment pode pressionar o caixa das empresas

Picolli explica que com o split payment – mecanismo que prevê a retenção automática dos tributos no momento da venda –, a parcela correspondente aos impostos será direcionada automaticamente ao governo durante a transação comercial. A preocupação está na recuperação dos créditos tributários, que dependerá da consistência das informações fiscais transmitidas pelas empresas. “Se a farmácia não conseguir comprovar adequadamente a rastreabilidade dos produtos vendidos, corre o risco de ter créditos glosados. Isso significa perda direta de recursos que deveriam retornar ao caixa da operação”, alerta.

Ele destaca que a qualidade da informação fiscal passará a influenciar diretamente a saúde financeira dos negócios. “O crédito tributário será construído a partir da comprovação da trilha fiscal. Sem essa comprovação, o dinheiro simplesmente deixa de voltar para a empresa”, afirma.

Exigências atingirão Simples Nacional e Lucro Real

Embora as regras de apuração sejam diferentes entre os regimes tributários, o especialista acredita que os desafios operacionais serão comuns a todo o setor.

Nas farmácias enquadradas no Simples Nacional, o cruzamento de informações entre faturamento, estoque e declarações fiscais deverá se intensificar. Já nas empresas do Lucro Real, a preocupação estará concentrada na correta geração e validação dos créditos tributários.  “O governo terá capacidade de cruzar informações de uma forma nunca vista. Quem não tiver processos bem estruturados poderá enfrentar dificuldades para comprovar suas operações”, afirma.

Outro ponto levantado por Picolli envolve inconsistências nos arquivos XML recebidos de distribuidores e fornecedores. Ele diz que ainda existem falhas recorrentes relacionadas ao registro de lotes e datas de validade, situação que pode ganhar relevância ainda maior dentro do novo ambiente tributário.

“Hoje o mercado convive com erros de informação que muitas vezes passam despercebidos. Com a reforma, essas divergências poderão comprometer toda a trilha fiscal do produto”, observa.

Automação passa a atuar como ferramenta de conformidade

Nesse contexto, a automação deixa de ser apenas um recurso voltado à produtividade para assumir papel estratégico na conformidade tributária.

A solução apresentada por Picolli utiliza robôs de armazenagem e dispensação capazes de registrar automaticamente código de barras, lote e validade dos medicamentos, conciliando essas informações com os documentos fiscais recebidos pela farmácia.

Além do armazenamento automatizado, o sistema cria registros digitais que permitem rastrear toda a movimentação do produto dentro da operação.

“A tecnologia passa a funcionar como uma ferramenta de blindagem fiscal. Não se trata apenas de ganhar velocidade ou reduzir custos operacionais. O objetivo é garantir segurança na construção da trilha fiscal exigida pelo novo modelo tributário”, destaca.

Outro benefício apontado é a utilização automática do conceito FEFO (First Expire, First Out), que prioriza a dispensação dos medicamentos com vencimento mais próximo, reduzindo perdas por validade.

Segundo o especialista, o sistema também contribui para eliminar desvios de medicamentos, realizar inventários em tempo real e aumentar a confiabilidade dos estoques.

Preparação deve começar ainda durante a fase de transição

Picolli reforça que o período atual deve ser encarado como uma oportunidade para revisão de processos e adequação tecnológica.

A implementação de soluções de automação, segundo ele, demanda planejamento prévio, treinamento das equipes e adaptação dos fluxos operacionais. “O empresário precisa começar a entender suas vulnerabilidades agora. Esperar a obrigatoriedade chegar pode significar disputar soluções e mão de obra especializada com todo o mercado ao mesmo tempo”, afirma.

Para o especialista, as mudanças impostas terão impacto direto sobre a competitividade das farmácias nos próximos anos. “A reforma tributária não é apenas uma mudança fiscal. Ela representa uma transformação operacional para todo o varejo farmacêutico. Quem conseguir estruturar processos, garantir rastreabilidade e trabalhar com informações confiáveis terá uma vantagem competitiva importante nesse novo cenário”, conclui.

Ganhos vão além da adequação fiscal

Além da conformidade tributária, a automação pode gerar benefícios relacionados à eficiência operacional, retenção de colaboradores, redução de perdas por vencimento e melhor aproveitamento do espaço físico.

Na avaliação dele, o avanço da digitalização do ambiente fiscal torna inevitável a busca por processos mais robustos e rastreáveis.

Diante da crescente integração entre gestão tributária e operação, a tecnologia tende a assumir papel cada vez mais relevante na preservação das margens e na sustentabilidade financeira das farmácias.