Siga nosso canal Dados descentralizados, controles manuais e ajustes de última hora podem consumir até 70% do tempo das equipes na preparação das informações
O fechamento mensal pode consumir até 70% do tempo das equipes financeiras e de controladoria apenas na preparação e organização de dados, segundo levantamento da Forrester Research citado pela HubCount Tecnologia.
Para o empresário, o impacto está no tempo que deixa de ser dedicado à análise dos resultados, aos indicadores e ao planejamento financeiro. Dados distribuídos em diferentes sistemas, planilhas, divergências entre departamentos, lançamentos em aberto e correções de última hora estão entre os fatores que tornam a atividade mais demorada.
Mesmo após o encerramento do período nos sistemas de gestão, muitas empresas ainda precisam validar informações e corrigir inconsistências antes de apresentar os resultados.
Gabriel Capano, CEO da HubCount BI, afirma que um dos principais desafios está na organização das informações. “As empresas possuem cada vez mais dados, mas ainda enfrentam muita dificuldade para transformar essas informações em inteligência de gestão. O que vemos é um excesso de tempo sendo consumido em tarefas operacionais, conferências manuais, consolidação de planilhas e ajustes de última hora”, diz.
Para estruturar esse trabalho, Capano destaca o método F.E.C.H.A.R. composto por seis etapas – fontes de informações, estruturação dos dados, consolidação, histórico validado, análise estratégica e rotina previsível. A proposta é organizar o fluxo utilizado no encerramento mensal e reduzir a dependência de controles manuais.
1. Mapeie as fontes de informação
O primeiro passo é identificar quais dados são necessários e onde estão armazenados. Isso inclui sistemas, planilhas e bases utilizadas pelas diferentes áreas da empresa.
O empresário deve ter clareza sobre quais são as fontes, quem é responsável por cada uma e quando o conteúdo precisa estar disponível. Esse mapeamento ajuda a evitar que a equipe perca tempo procurando informações em diferentes locais.
2. Padronize os dados
Depois de identificar as fontes, é necessário estruturar as bases. A etapa Estruturação dos Dados prevê a padronização e o tratamento do conteúdo.
Registros provenientes de diferentes áreas podem apresentar formatos distintos. Uniformizar essas informações facilita o cruzamento e a identificação de inconsistências, reduzindo a necessidade de conferências manuais.
3. Consolide as informações
A etapa Consolidação consiste em integrar as diferentes bases em um único ambiente.
O objetivo é diminuir a fragmentação e facilitar o acesso ao conteúdo utilizado no fechamento. A integração também reduz a necessidade de cruzamentos manuais entre planilhas e sistemas.
4. Compare com períodos anteriores
Na etapa Histórico Validado, os resultados do período são comparados com os anteriores para verificar sua consistência.
Esse acompanhamento ajuda a identificar números que precisam ser conferidos antes da apresentação dos resultados. “A manutenção de um histórico organizado também facilita o acompanhamento dos indicadores ao longo dos meses”, diz Capano.
5. Reserve tempo para analisar
Com as bases estruturadas, consolidadas e validadas, a equipe pode avançar para a etapa Análise Estratégica.
Nesse momento, o foco deixa de ser a preparação dos números e passa para a interpretação dos resultados, dos indicadores e do desempenho do negócio.
Segundo Capano, organizar o fluxo é necessário para que o fechamento deixe de concentrar a maior parte do tempo da equipe em atividades operacionais. “Muitas vezes o fechamento vira um processo de sobrevivência. O time passa mais tempo procurando informação do que analisando resultados. Isso afeta diretamente a confiança nos números e dificulta decisões importantes para o negócio”, explica.
6. Transforme o fechamento em rotina
A etapa Rotina Previsível consiste em estabelecer um processo recorrente, organizado e sustentável.
A partir das etapas anteriores, a empresa pode definir uma sequência de atividades, responsabilidades e informações que se repita a cada mês. O objetivo é reduzir ajustes de última hora e a dependência de pessoas específicas para concluir o trabalho.
“O desafio não é apenas fechar rápido, mas fechar com segurança. Quando os dados não estão organizados e integrados, qualquer divergência provoca um efeito em cadeia de retrabalho e perda de confiança”, finaliza Capano.
Marcações: Gabriel Capano, HubCount BI
