Que gestor nunca perdeu horas do dia procurando um e-mail importante? Com o uso de formulários dinâmicos, essa busca trabalhosa vira coisa do passado ao aprimorar o fluxo de informações na farmácia.
Ao centralizar as informações, chamados e solicitações em um único lugar, a ferramenta automatiza processos que, até então, exigiam uma série de e-mails e trocas intermináveis de mensagens no WhatsApp. “Como resultado, solicitações importantes de vários departamentos ficam desfragmentadas, e até perdidas, em múltiplos dispositivos ou documentos em papel”, reforça Filipe Costa, coordenador de desenvolvimento da Procfit.
Carregando ...Outro problema minimizado pela automatização dos processos está relacionado ao turnover de colaboradores ou a mudanças de números de celular. “Geralmente, quando há alterações na equipe, as mensagens enviadas para aquele funcionário tornam-se mais difíceis de resgatar. Os formulários dinâmicos centralizam as informações em um só lugar, facilitando a tomada de decisão”, ressalta.
Vantagens do uso de formulários dinâmicos
Os formulários dinâmicos também beneficiam as rotinas das áreas de recursos humanos. “O gerente que precisa enviar uma requisição de medida disciplinar preenche os campos obrigatórios na ferramenta, detalhando os motivos. Automaticamente, ela já é enviada para o departamento com uma sinalização de notificação”, explica Costa. E a análise também é devolvida com a mesma agilidade. Ou seja, um trâmite que levaria semanas é aplicado no mesmo dia.
O pedido de cancelamento de compra e a aprovação do estorno ao cliente também ficam mais ágeis com o formulário. “Ao integrar a ferramenta no ERP da farmácia, as informações de venda são acessadas com mais facilidade”, acrescenta o executivo.
Com 148 lojas em cinco estados nas regiões Norte e Nordeste, a Drogaria Globo utiliza há cinco anos os formulários dinâmicos para melhorar a gestão de seus vários departamentos. Entre as vantagens, a geração de dados e indicadores é o fator que mais contribui para a melhoria contínua dos processos.
“Seja na emissão de vales para a compra de um bolo de aniversário, para refeições, viagens e combustível dos gerentes regionais, as solicitações feitas anteriormente por e-mail passaram a estar centralizas. O gestor consegue mensurar quantos executivos pleitearam viagens em um ano e qual despesa mais consumiu recursos da empresa”, observa Helves Brito, coordenador de desenvolvimento de sistemas da Drogaria Globo.
