Sistema de gestão empresarial que centraliza e automatiza as operações de uma farmácia, o ERP (Enterprise Resource Planning) é fundamental para melhorar a produtividade dos funcionários, integrando diversos departamentos em um único software. Trata-se de uma solução completa e flexível de gestão financeira, que permite que as empresas aumentem a eficiência, controle e automação de processos diários com o melhor custo-benefício.
“Utilizar um único sistema que comporta todos os processos, em vez de softwares de diferentes fornecedores, pode ajudar a empresa a ter regras de negócios definidas e implementadas de uma só vez, fazendo com que a relação com o fornecedor de sistema fique mais transparente e objetiva”, explica Thaiane Abreu, vice-presidente de operações da Procfit.
Ainda segundo a executiva, isso garante maior clareza de responsabilidade entre as partes, uma vez que não há intermediários.
O que fazer para garantir uma boa implementação de ERP?
Quando a decisão é tomada para migrar todos os softwares para um único sistema de gestão, os diversos fatores, impactos e custos devem ser levados em consideração. Confira abaixo alguns passos que podem ajudar a garantir uma implementação bem sucedida.
1 – Gerenciamento de projetos
O gerenciamento de projetos permite que a farmácia tenha uma visão macro de todos os itens, como escopo, recursos disponíveis, orçamento e tempo de execução. O ideal é contar com um gerente do projeto dedicado exclusivamente à implementação, a fim de garantir a centralização da comunicação com o fornecedor e o acompanhamento da execução das atividades.
“Caso a empresa não tenha esse recurso disponível no projeto de implementação, é válido consultar o fornecedor de software para recrutar um profissional de projetos”, alerta Thaiane.
2 – Gerenciamento de mudanças
A definição das expectativas entre gestores estratégicos, funcionários e o fornecedor do software reduz o nível de reclamações e uma eventual resistência ao uso da plataforma por parte dos colaboradores.
Todas as áreas impactadas precisam ser informadas sobre as mudanças no início da implementação, pois uma das chaves para o sucesso do projeto é o comprometimento dos usuários para compreenderem a necessidade do esforço que será realizado. “A implementação de um novo ERP impacta diretamente na rotina dos funcionários pois, além das atividades diárias, eles precisarão passar por diferentes treinamentos e processos de parametrização do sistema”, alerta.
Haverá momentos em que os membros da equipe precisarão realizar seu trabalho atual e, em seguida, atuar no novo sistema em novos registros e testes. Para minimizar o impacto, é recomendável que a comunicação e a gestão sejam realizadas de perto.
3 – Criar e revisar os processos de negócio em sincronia com o novo sistema
Embora possa parecer o melhor caminho, não revisar ou alterar os processos de negócio durante a implementação de um novo ERP, em longo prazo, pode representar uma péssima decisão. É possível mapear possíveis gaps de procedimentos por meio de discussões internas entre os gestores das áreas ou reuniões com o novo fornecedor de software.
Após finalizar o mapeamento de melhorias a serem realizadas, os gestores devem se unir e discutir de forma estratégica as possibilidades de customizações do sistema para otimizar as tarefas e a comunicação de informações entre as áreas.
4 – Implementar o sistema em fases
Toda implementação de ERP de sucesso é realizada em fases de forma organizada e alinhada entre empresa e fornecedor. É preciso estar atento a todas as fases que compõem a implementação:
- Mapeamento e adequação de processos
- Treinamento dos usuários chaves
- Treinamento dos demais colaboradores
- Homologação dos processos individuais das áreas
- Homologação dos processos integrados com toda empresa
- Virada do sistema
