Auditoria exerce papel de motor de melhoria na farmácia

Muitos gestores ainda consideram a realização de auditoria uma estratégia desnecessária para a farmácia. Mas quem ainda tem esse olhar enviesado sobre a prática está perdendo uma grande oportunidade de melhorar a operação.

“Antigamente, a auditoria era vista como uma atividade punitiva. Mas na prática, por meio de ferramentas assertivas, ela pode representar um motor de melhoria contínua”, explica Filipe Costa, product owner da plataforma Cosmos Pro, da Procfit.

A nova cara das auditorias nas farmácias

De acordo com o especialista, a auditoria deixou de ser considerada um instrumento de penalidade e passou a ser entendida como uma ferramenta de transparência e aprimoramento da operação. Para isso, contudo, é necessário que a cultura da empresa seja atualizada. “É preciso compreender que a auditoria proativa, promovida pela própria empresa, é uma forma de identificar inconformidades antes de uma fiscalização da vigilância sanitária”, ressalta.

Ele também afirma que a tecnologia deve ser incluída nessa rotina, para trazer mais assertividade e discrição ao processo. O uso de smartphones é incentivado, pois permite que o auditor transite pela loja chamando menos atenção, além de gerar evidências das inconformidades.

Boas práticas da auditoria

O especialista elenca algumas boas práticas que devem ser aplicadas ao realizar uma auditoria:

• Tenha foco: Visitas mais curtas e com temas específicos facilitarão o trabalho do auditor
• Faça rotatividade dos profissionais: Para evitar a criação de ‘vícios’ e ‘vieses’, promova rodízios de auditores em suas lojas, impedindo que um deles fique restrito a alguma região específica
• Adote medidas de segurança: Plataformas como o Survey, do Cosmos Pro, conseguem cruzar a geolocalização do auditor com a loja onde ele deve exercer seu trabalho, para garantir que a atividade foi realizada e na unidade certa

“Auditoria sem evidência é opinião”

Um dos principais benefícios do uso de ferramentas de automatização de processos é a possibilidade de atrelar evidências às respostas da auditoria. “Auditoria sem evidência é opinião. Por isso, quando uma inconformidade é encontrada, o profissional pode fazer um registro no ato”, revela. Costa também afirma que é possível criar uma ação corretiva para esse ponto encontrado e inclusive solicitar o acompanhamento em visitas futuras, tudo pelo sistema.

A auditoria não deve ser pensada apenas como uma ferramenta de fiscalização dos aspectos de segurança da operação. Os mesmos princípios podem ser utilizados para checar a conformidade de ações nas áreas:

• Administrativa
• Comercial
• Marketing
• Recebimento de produtos
• Trade marketing

Qualquer processo realizado na farmácia pode ser objeto de auditoria. Nesse contexto, o uso de ferramentas de checklist constitui um importante apoio para a execução dessa tarefa.

Survey é utilizado na gestão do Farmácia Popular

De acordo com o especialista, um cliente da Procfit utiliza a ferramenta Survey para fazer a gestão do programa Farmácia Popular. Além de manter os registros físicos exigidos por lei, o estabelecimento também guarda uma cópia digital dos documentos vinculados às dispensações na plataforma. “No momento da venda, é gerado um número de autorização que sobe automaticamente no aplicativo móvel e o colaborador que está na loja capta imagens dos documentos e salva nesse ambiente digital e controlado. Na ocasião de uma fiscalização, ele possui esse registro físico e digitalizado”, explica.