Sistemas podem descomplicar gestão de documentos fiscais

Foi-se o tempo em que os documentos fiscais eram físicos. O desafio de transportar e armazenar caixas e caixas de papel foi superado, mas novos obstáculos surgiram para as farmácias.

Na era digital, assim como as notas fiscais tornaram-se eletrônicas, as soluções também são derivadas da tecnologia. E é com o auxílio dela que o gestor pode garantir a segurança e assertividade na gestão desses dados.

“Antes, o empresário se preocupava em ter um local arejado e resguardado para armazenar os documentos. Hoje, é preciso contar com sistemas robustos para garantir a automatização e a segurança dos dados”, comenta Marielle de Assis, analista de projetos da Procfit.

Gestão de documentos fiscais centralizada

Uma das ferramentas para facilitar a gestão de documentos fiscais é o E-doc Fácil, presente na plataforma Cosmos Pro. O sistema centraliza esses arquivos, além de possibilitar a consulta automática aos portais das Secretarias da Fazenda (SEFAZ) de todos os estados do país, concentrando as informações dentro de um ambiente seguro e acessível.

Outra vantagem é que a ferramenta permite também exportar os documentos em formatos compatíveis com outros softwares de gestão, o que garante flexibilidade e facilidade para as equipes contábeis, fiscais e de auditoria.

“Com o apoio da tecnologia, a farmácia ganha tempo e evita multas, pois melhora seu controle sobre as obrigações fiscais. Além disso, a ferramenta diminui a incidência de erros humanos, em função da automatização da coleta”, acrescenta Marielle.

Segurança é prioridade 

Para garantir a segurança das informações fiscais, o sistema acessa apenas dados com o uso de certificados digitais emitidos pela própria farmácia. Segundo a especialista, empreendimentos de diferentes portes terão sua atuação potencializada pela tecnologia. “Tanto pequenas empresas que querem ganhar controle, como grandes varejistas que precisam lidar com alto volume de notas, podem se beneficiar. A ferramenta é escalável e pode ser configurada conforme a necessidade do negócio”, explica.

Um exemplo de grande player que já abraçou a solução foi a Rede Economize. Com mais de 170 lojas em 18 estados e no Distrito Federal, a varejista buscou mais segurança ao migrar para o formato digital.

“O grande desafio da Economize era a guarda dos documentos. Devido à sua atuação capilarizada, a rede trabalhava com diferentes locais para o armazenamento e temia que algum acidente pudesse levar à perda dessas notas”, relata.

Com a solução, a empresa garantiu a proteção e a automatização na gestão desses dados, alocando esforços para colocar em prática seus planos de crescimento orgânico. Em 2024, superou R$ 400 milhões de faturamento.