Farmácia Popular exige atenção extra com procurações

As procurações utilizadas para a retirada de medicamentos por terceiros no Farmácia Popular ainda geram dúvidas entre equipes de atendimento e gestores de farmácias. Mais do que conhecer os modelos aceitos, o desafio está em estruturar processos internos que garantam segurança jurídica durante a dispensação e reduzam o risco de glosas em auditorias.

O tema foi abordado em mais uma edição do Quartas de Conhecimento, promovido pelo Panorama Farmacêutico. Durante o webinar, Guilherme Mesquita, CEO da Regulariza Farma e um dos integrantes da seção Os Especialistas do portal, explicou que muitas dúvidas surgem porque o programa não dispõe de regulamentação específica sobre o assunto.

“As regras referentes às procurações são regidas somente pelo Código Civil Brasileiro. O programa exige apenas que o documento tenha poderes específicos ou plenos poderes para retirada de medicamentos”, explica.

Segundo o especialista, compreender essa diferença permite que as equipes concentrem seus esforços nos aspectos que realmente fazem diferença durante uma auditoria.

Conferência dos dados é o principal fator de segurança

Embora muitos profissionais concentrem a atenção no reconhecimento de firma realizado pelos cartórios, Mesquita afirma que o principal cuidado das farmácias deve se concentrar na conferência das informações constantes nos documentos.

“Quem valida a procuração é o cartório. A farmácia precisa verificar se os dados do outorgante e do outorgado correspondem exatamente aos documentos apresentados”, reitera. Na prática, isso significa conferir nome, CPF, RG e demais informações da receita, da procuração e dos documentos apresentados pelo representante legal antes da dispensação.

Segundo Mesquita, cerca de 90% das inconsistências identificadas em auditorias estão relacionadas a erros cadastrais, incluindo divergências entre os dados do paciente e do procurador. Apenas uma parcela menor envolve problemas relacionados aos poderes específicos ou plenos poderes previstos na procuração.

Modelos aceitos e assinatura eletrônica

Durante o webinar, ele explicou que tanto a procuração pública como a particular podem ser aceitas, desde que atendam aos requisitos legais. A modalidade particular pode ter firma reconhecida em cartório ou ser assinada eletronicamente por meio do GOV.BR. “Foi uma virada de chave. Tornou o processo mais seguro, mais barato e menos burocrático para quem participa do programa”, destaca.

Já documentos como curatela e interdição têm natureza judicial e seguem regras próprias. “A sentença judicial já concede os poderes ao curador. Por isso, não precisa trazer expressamente plenos poderes ou poderes específicos para o Farmácia Popular”, acrescenta.

Treinamento reduz glosas

Para Mesquita, a melhor estratégia para reduzir inconsistências passa pela capacitação contínua das equipes.  “A qualificação semestral dos atendentes é muito importante. Como a procuração é regulamentada pelo Código Civil, o foco deve estar na conferência dos dados cadastrais”, comenta.

O especialista ressalta que o atendente não precisa ter formação jurídica para validar uma procuração, desde que siga um processo padronizado de conferência documental.

Atendimento também influencia a fidelização

Além da conformidade legal, Mesquita destaca que a abordagem ao cliente deve preservar o relacionamento da farmácia com o consumidor.  “A comunicação com o cliente é muito importante para não gerar um embate no ponto de venda”, alerta.

Quando houver alguma inconsistência, a orientação é explicar com clareza qual informação precisa ser corrigida e indicar como o cliente pode regularizar a documentação.

Vínculo familiar não basta

O especialista esclarece que a retirada de medicamentos baseada apenas no grau de parentesco ainda ocorre, principalmente em municípios menores, mas representa um risco para a farmácia em eventuais auditorias. Ele também recomenda atenção ao correto vínculo entre a procuração, o paciente e o cupom fiscal, evitando que a venda seja registrada em nome do procurador.

.Checklist fortalece os processos

Para minimizar riscos, Mesquita recomenda que todas as unidades adotem um roteiro padronizado de conferência. Entre os principais pontos estão a validação dos dados do paciente e do representante, a verificação dos poderes previstos na procuração, a conferência da assinatura eletrônica, quando utilizada, a análise da validade do documento e a organização adequada dos arquivos. “O mais importante é prestar atenção aos dados. A maior parte dos problemas não está na autenticação feita pelo cartório, mas nas informações inseridas na documentação”, finaliza.