Gestão de validade ajuda farmácias a reduzir perdas

Controle de estoque, identificação antecipada e uma rotina estruturada ajudam as farmácias a reduzir perdas de medicamentos próximos do vencimento. Para José Agostini Roxo, especialista em logística reversa no Panorama Farmacêutico e sócio-diretor da BHS,  o cuidado deve começar na compra.

Na aquisição de medicamentos, o gestor deve verificar não apenas a quantidade disponível, mas também a validade dos lotes. Segundo Roxo, observar somente o volume armazenado, sem conferir o vencimento, pode levar a compras inadequadas.

“Também é importante analisar o giro dos medicamentos, considerando o histórico dos últimos meses e anos e os períodos de maior ou menor demanda. Antes de fazer uma reposição, a farmácia deve avaliar se o estoque adicional é realmente necessário”, adverte.

Nas redes com mais de uma loja, Roxo recomenda integrar os estoques, principalmente no caso de medicamentos de maior valor.

Crie uma rotina para identificar os vencimentos

Após a compra, a farmácia deve estabelecer uma metodologia de acompanhamento, com profissionais responsáveis e conferências realizadas, no mínimo, mensalmente.

Uma alternativa é utilizar etiquetas coloridas conforme a proximidade do vencimento – verde para medicamentos com mais de 120 dias, amarela para aqueles entre 90 e 30 dias e vermelha para os que estão a até um mês do vencimento.

Outra possibilidade é a identificação mensal por cores, atribuindo uma cor aos medicamentos que vencem em determinado mês. Roxo ressalta que as duas estratégias não devem ser misturadas. A farmácia deve escolher uma delas e incorporá-la à rotina de controle.

Alto custo exige antecipação

O prazo para iniciar o acompanhamento deve considerar o valor e as características do produto. Itens de alto custo exigem atenção antecipada. Para itens de menor custo, o especialista cita 90 dias como referência para iniciar o acompanhamento, intensificando a atenção conforme a data se aproxima. No mês do vencimento, a orientação é que o medicamento não esteja mais na prateleira.

Em relação à data de validade, quando a embalagem indica apenas mês e ano, o vencimento ocorre no último dia daquele mês. Havendo indicação de um dia específico, a retirada deve ocorrer antes dessa data.

Desconto pode evitar o descarte

Para evitar que o medicamento chegue ao descarte, Roxo aconselha avaliar a venda com desconto progressivo. Os percentuais podem considerar estoque, giro, preço e margem. O consumidor, porém, deve ser informado sobre a proximidade do vencimento.

Defina responsáveis e faça conferências

Mais importante que o cargo, segundo o especialista, é que o profissional tenha disciplina, atenção e competência. A recomendação é contar também com uma segunda pessoa para conferir o processo. “Uma faz a contagem, uma faz a identificação, uma transforma em indicadores e a outra faz a conferência final”, orienta.

Na organização física, os medicamentos com menor prazo de validade devem ficar em posição que facilite sua retirada, seguindo a lógica de primeiro que entra, primeiro que sai. Ainda assim, é necessário conferir individualmente as datas, já que o estoque pode ser movimentado.

Negocie a destinação

Quando o medicamento não puder mais ser comercializado, deve ser segregado e encaminhado para a destinação adequada. Antes disso, porém, Roxo indica negociar as condições de coleta com a transportadora. Nas redes com mais de uma loja, uma alternativa é utilizar conjuntamente as franquias de coleta. “Se você tem duas lojas com cinco de franquia, minha franquia é dez”, exemplifica.

Também podem ser negociados peso, franquia e coleta por demanda, preferencialmente por meio de contrato anual. Para Roxo, a gestão deve acompanhar todo o ciclo do medicamento. “O melhor descarte do medicamento vencido é aquele que você consegue evitar”, finaliza.