Conciliação financeira automática recupera caixa e dinamiza operação

Conferir manualmente cada venda com cartão, comparando os valores repassados pelas adquirentes com os registros do extrato bancário, torna-se uma tarefa cada vez mais complexa à medida que a operação cresce. Nesse contexto, o uso de tecnologias para automatizar a conciliação financeira ganha relevância nas farmácias.

“Existem lojas que atendem cerca de 25 mil clientes por dia, com pagamentos majoritariamente digitais, como cartões e PIX. Sem a automação, a conciliação vira uma bola de neve”, alerta Oscar Ferauche, product owner do Cosmos Pro, divisão de negócios da Procfit.

Motor de conciliação financeira é opção para ganhar escala

Uma das soluções citadas pelo executivo é o motor de conciliação financeira do Cosmos Pro, que é integrado ao ERP cruza informações de três fontes – volume de transações, adquirentes e extratos bancários.

“A ferramenta pode automatizar cerca de 90% das checagens operacionais, ao cruzar dados do sistema de vendas com chaves e informações como loja, data, NSU, código de autorização, valor, bandeira e tipo de captura, reduzindo a necessidade de conferências manuais”, argumenta.

O processo contempla quatro etapas. A primeira é a conciliação de vendas, que verifica os registros das transações. Na sequência, a aferição de recebíveis e pagamentos compara as datas previstas com as efetivas. A terceira consiste na conciliação de taxas, que confronta as condições contratuais cadastradas no sistema com os valores cobrados pelas adquirentes. A quarta fase envolve a análise do extrato bancário.

“O ganho mais direto está na identificação de cobranças indevidas de taxas e de divergências nos valores, o que pode contribuir para recuperar dinheiro que deveria estar no caixa”, afirma o especialista.

A ferramenta também identifica inconsistências operacionais na ponta, incluindo erros registrados no caixa das lojas. Com essas informações, a equipe financeira pode solicitar correções e atuar para evitar duplicações ou divergências nos repasses das adquirentes.

Automação também pode beneficiar farmácias menores

Questionado sobre a aplicação da tecnologia em farmácias de diferentes portes, Ferauche declarou que as unidades menores também podem se beneficiar da tecnologia, mesmo com um volume de vendas mais baixo. “Muitas vezes, essas unidades não contam com um backoffice estruturado, então ganham agilidade e assertividade por meio da ferramenta”, explica.

A implantação começa com a identificação das redes e adquirentes, seguida pela autorização da empresa cliente para a transmissão de dados aos servidores centrais da Procfit. Em seguida, o sistema processa as informações, realiza as conciliações e envia os resultados ao ERP, que permite gerar e baixar automaticamente os títulos a receber.

O gestor não precisa implementar todas as funcionalidades de uma só vez. A equipe de sustentação pode ser acionada posteriormente para realizar os ajustes necessários ou integrar novos adquirentes.