O uso de dashboards de gestão para auxiliar a tomada de decisões vem ganhando em setores altamente competitivos como o varejo farmacêutico. Esse recurso permite aos empresários e empreendedores terem acesso instantâneo a indicadores de performance, medindo não apenas as vendas como também os processos e o desempenho dos colaboradores.

Para o coordenador de desenvolvimento da Procfit, Filipe Costa, a inteligência de dados não é mais um diferencial para a farmácia, e sim uma necessidade básica. “Empresas que não fazem uso dessas informações em tempo real podem entrar em descompasso com o mercado”, alerta.

Mas enfim, o que é um dashboard de gestão? 

O dashboard de gestão representa uma espécie de espelho da sua operação, traduzido em dados. “Trata-se de um painel de acompanhamento que traz conteúdos gerenciais precisos e de fácil entendimento”, explica. O dispositivo nada mais é do que a demonstração gráfica, com elementos de vendas, estoque, tíquete médio etc. Esse material robusto constitui-se em um norte na hora de tomar decisões importantes.

Uso de dashboards passa por dados confiáveis 

Mas não basta olhar para os gráficos se os números que os alimentaram não forem confiáveis. Por isso, Costa afirma que uma das melhores formas de contar com indicadores fidedignos e de forma prática é a automatização.

“Há empresas nas quais o colaborador perde de duas a três horas todos os dias só processando relatórios. Quando o dado chega ao decisor, já pode ser tarde demais para reverter um desempenho negativo”, observa.

Integrações potencializam tecnologia 

O coordenador aponta também que integrações garantem uma visão 360º do negócio. “No Cosmos Pro, unidade de negócios da Procfit, é possível gerar dashboards alimentados automaticamente e ainda programar alertas alinhados com resultados registrados nos gráficos”, explica.

Um exemplo diz respeito ao time de compras. “É possível monitorar o estoque e, ao sinal de uma possível ruptura, notificar automaticamente o time de compras de que será necessário adiantar um determinado pedido”, afirma. “Tomar decisões baseadas em dados é como acender uma luz em um quarto escuro. Sem claridade, você compra errado, você vende errado. O dashboard é a lâmpada que ilumina a sua empresa”, finaliza.

Abrir uma sociedade em farmácia pode ser a decisão certa para escalar o negócio com mais agilidade, dividir responsabilidades e somar competências. Mas também pode ser a porta de entrada para conflitos, desgastes e rompimentos, capazes de colocar todo o empreendimento em risco.

A maioria dos problemas nasce da falta de estrutura no início da parceria. “É comum que empresários se reúnam com entusiasmo e otimismo, mas deixem de lado o planejamento jurídico e contábil, essenciais para conferir segurança à operação e ao relacionamento entre os sócios”, afirma Marcus Cordeiro, CVO da Farmacon.

Segundo o executivo, entre os erros mais recorrentes estão a divisão de cotas sem critério, contratos genéricos e ausentes de cláusulas de saída, além de um entendimento vago sobre como devem funcionar o pró-labore e a distribuição de lucros. “Ao longo do tempo, esses elementos tornam-se o estopim para discussões e impasses que afetam diretamente o desempenho da farmácia”, alerta.

A divisão societária, por exemplo, muitas vezes ocorre de forma igualitária, mesmo quando um sócio contribui com capital e o outro com trabalho. Sem uma definição clara de funções, responsabilidades e direitos, a convivência profissional tende a se desgastar diante das pressões do dia a dia.

Outro ponto crítico é a falta de cláusulas que prevejam a saída de um dos sócios. “Sem esse tipo de projeção no contrato social, a transferência de cotas pode gerar impasses e bloqueios operacionais que comprometem o funcionamento da farmácia”, ressalta Cordeiro.

Responsabilidade jurídica da sociedade em farmácia

Outra questão importante a ser considerada na sociedade em farmácia é a responsabilidade jurídica. Muitos sócios acreditam que as obrigações legais são automaticamente compartilhadas. Na prática, porém, quem assina responde. “Se não houver regras bem definidas sobre tomada de decisões e atos administrativos, um sócio pode acabar arcando com consequências geradas pela conduta do outro”, explica o CVO.

No que diz respeito à remuneração, o cenário se repete. É comum ver farmácias que não separam claramente pró-labore e lucros, o que leva a conflitos quando o negócio começa a exigir maior organização financeira. “Ao longo dos últimos anos, acompanhando a realidade de centenas de negócios no setor, temos reforçado que uma sociedade saudável é aquela sustentada por clareza e previsibilidade. Isso inclui contratos bem elaborados, acordos de convivência, regras de saída e revisões periódicas conforme a empresa ganha corpo”, avalia Cordeiro.

Ele acrescenta que sociedade não é apenas uma parceria comercial. “É também uma estrutura jurídica e financeira que precisa estar bem ajustada para proteger todos os envolvidos, inclusive o próprio negócio”, finaliza.

Você já ouviu falar sobre break-even? O termo em inglês pode não parecer muito amigável, mas é uma fase que sua empresa precisa passar para atingir o sucesso.

Esse conceito designa o momento de equilíbrio entre os custos e as receitas da empresa. Manifesta-se quando o empreendedor começa a recuperar seu investimento inicial ou no instante em que os custos fixos – entre os quais salários e aluguel – ficam em pé de igualdade com os ganhos da empresa.

Alcançar esse sonhado indicador pode representar o primeiro passo para escalar as operações e iniciar um plano de expansão orgânica.

O break-even pode ser mensurado em diferentes fases da farmácia. O cálculo mais comum leva em conta a relação entre entradas e saídas de caixa desde o investimento inicial.

Break-even também é aplicável a novos serviços 

E não existe apenas uma métrica para medir o break-even. O gestor pode adotar esse cálculo para determinar quando um novo serviço começa a se pagar. Por exemplo, você investiu um montante para estabelecer seu e-commerce. Em paralelo, manter esse canal de vendas exige uma despesa mensal. Quando as vendas por esse portal igualarem o custo inicial e o mensal, significa que a farmácia atingiu esse ponto de equilíbrio.

Como funciona o cálculo? 

Alguns dados são necessários para fazer essa conta. “Em primeiro lugar, é preciso apurar quais são seus gastos fixos e estimar os custos variáveis. Além disso, é preciso calcular também uma previsão de faturamento médio para o período em questão”, reforça Leidiane Lima, consultora de negócios do Sebrae-SP.

Serão necessárias duas divisões: primeiro os custos variáveis (CV) pelo faturamento (F) menos 1, e depois esse resultado pelos custos fixos (CF). Confira a fórmula:

– CF / [ 1 – (CV/F)] = BE

O resultado obtido será seu valor de break-even. Por exemplo, caso o resultado seja 10.000, R$ 10.000 será seu BE e, cada venda acima disso, poderá ser considerada lucro.