Perdas invisíveis pressionam eficiência das farmácias

Estoque, vencimentos, desvios e tarefas repetitivas são pontos de atenção para os gestores

Margens menores e custos operacionais elevados tornam o controle das chamadas perdas invisíveis uma prioridade para as farmácias. O alerta é de Giuseppe Piccoli, fundador da Ponti e Futuro e membro daequipe de Especialistas do Panorama Farmacêutico, que defende a revisão dos processos internos para identificar gastos e ineficiências que não aparecem de forma imediata na operação.

“Vamos olhar a nossa farmácia por dentro, nas entranhas, na raiz. O intuito é verificar quanto tempo você está demorando para fazer a conferência de mercadoria”, orienta.

O tempo também representa um custo

Um dos primeiros indicadores que merece atenção é a distribuição do tempo da equipe. Segundo Piccoli, em uma farmácia sem automação, 70% do tempo do colaborador acaba sendo desperdiçado na gestão de estoque.

A rotina inclui receber medicamentos, conferir volumes e notas fiscais, comparar informações do XML com os produtos físicos, organizar, endereçar e armazenar as mercadorias. São tarefas necessárias, mas que se repetem diariamente e podem concentrar uma parcela significativa do trabalho operacional.

A orientação é medir esse tempo antes de buscar soluções.Quanto tempo a equipe leva em cada etapa? Quais tarefas dependem exclusivamente de trabalho manual? Onde estão os gargalos? Essas respostas ajudam a identificar oportunidades de simplificação.

Estoque exige outro nível de controle

O desafio aumenta à medida que cresce o número de SKUs. “Humanamente é impossível controlar. Por isso, o estoque deve ser tratado como um ponto estratégico da operação. O gestor precisa acompanhar não apenas a quantidade de produtos, mas também lotes, datas de validade, localização e movimentação”, afirma.

A automação viabiliza a leitura de código de barras, lote e validade e direciona os medicamentos para o armazenamento. O processo também permite ampliar a rastreabilidade dos produtos e reduzir a dependência de controles paralelos.

Redirecionamento da equipe

Para Piccoli, uma das principais decisões do gestor é avaliar se as pessoas estão dedicando tempo às atividades que realmente exigem atuação humana. “Temos que colocar os integrantes da equipe para atender com excelência o cliente, e não fazer atividades repetitivas que causam um custo operacional muito grande dentro do meu negócio”, enfatiza.

Segundo ele, processos automatizados podem reduzir atividades que levam horas para alguns minutos. Em uma operação automatizada, Piccoli cita a possibilidade de direcionar 80% do tempo da equipe para vendas e atendimento e 20% para tarefas operacionais.

A questão, portanto, não é apenas reduzir tarefas, mas avaliar onde a equipe gera mais valor para a operação.

Velocidade e informação em tempo real

Outro ponto é a velocidade dos processos. Na operação apresentada pelo especialista, a integração entre automação e sistema da loja permite realizar a separação e a dispensação de medicamentos em menos de 10 segundos após o registro da venda.

A automação também permite trabalhar com informações físicas do estoque e dados em tempo real. Para o gestor, isso significa ter uma base mais estruturada para acompanhar a operação e identificar necessidades relacionadas à reposição e ao consumo dos produtos.

Comece pelos processos

Piccoli recomenda que a tecnologia não seja o ponto de partida isolado. Antes, é preciso entender como a farmácia funciona e quais processos precisam ser redesenhados.

A orientação para o gestor é começar pelos processos que mais consomem tempo e recursos, como recebimento de mercadorias, estoque, inventário e atendimento dos pedidos digitais.

A automação já é utilizada por mais de 27 mil farmácias no mundo, segundo Piccoli. Para ele, o principal desafio para o varejo é entender o custo de manter processos que continuam consumindo tempo, espaço e recursos.

“O caminho começa com perguntas simples. Onde sua farmácia perde tempo? Quais tarefas se repetem todos os dias? O que ainda depende exclusivamente de controles manuais? Identificar essas respostas representa o primeiro passo para tornar as perdas invisíveis visíveis à gestão”, finaliza.