O setor de distribuição de medicamentos movimentou 1,5 bilhão de unidades em 2023. Para viabilizar esse expressivo volume, a automação exerce papel fundamental e levou a uma transformação nos processos da atacadista nordestina Nazária.
Associada à Abafarma e com sede em Teresina (PI), a empresa implementou o Distribuition Management System (DMS) em 2019. A ferramenta de gerenciamento de fornecedores, produtos e clientes, desenvolvida pela Procfit, contribui para o aumento da rentabilidade e da eficiência das atividades dos colaboradores.
A medida revelou-se necessária em função da capilaridade da distribuidora, que administra 17 CDs nas regiões Norte e Nordeste. “Desde a adoção do DMS, a empresa aumentou em mais de 40% o número de pedidos trafegados”, explica Vlademir Vargette, gerente de projetos da Procfit. Segundo o executivo, a ferramenta permitiu à Nazária saltar de 650 promoções ativas ao mês para 40 mil. “Isso seria impossível de gerenciar com o software antigo”, acrescenta.
Cícero Félix, coordenador da operação logística e PBM da distribuidora, acompanhou desde o início essa transformação. “Sentimos a necessidade de ampliar a visibilidade das ações comerciais, para aprimorar e agilizar a disponibilização de ofertas ao consumidor”, conta. O processo de implementação foi gradual, com a ferramenta sendo testada gradualmente em cada CD.
“Hoje conseguimos dinamizar o fluxo dos mais de 200 colaboradores que integram nossa equipe comercial. Além disso, nosso time que atua diretamente na interação com a indústria, formado por 16 profissionais, ganhou muito mais subsídios para estabelecer negociações bem-sucedidas com os fabricantes”, ressalta.
Como o DMS aperfeiçoa a distribuição de medicamentos?
Cadastro – entre as diversas funcionalidades do DMS na distribuição de medicamentos está a maior agilidade no cadastro de clientes, fornecedores e de suas respectivas marcas, bem como a parametrização de produtos
Pedidos – o DMS gerencia os pedidos provenientes dos representantes comerciais e da área de televendas, por meio do e-pedidos. A Nazária contabiliza um tráfego de 100 mil pedidos mensais. Outro canal muito utilizado é o das VANs, que engloba empresas como ePharma, Pharmalink e Fidelize. A farmácia passa a demanda para a VAN, que gera um pedido de compra que trafega para a base da distribuição via FTP (File Transfer Protocol), protocolo de rede para a transmissão de arquivos entre computadores. Já o API emprega uma tecnologia ainda mais moderna em relação ao FTP
Carteira de clientes – outro benefício é o controle efetivo do limite de crédito concedido ao cliente. A ferramenta analisa títulos em aberto, valores e histórico de pagamentos para posteriormente recomendar a liberação ou não da compra ou um eventual aumento de limite
Compra – a ferramenta ajuda a calcular os dias de estoque de acordo com as vendas e demandas de cada medicamento. Também considera os dias de estoque desejado ao indicar a quantidade correta a ser pedida com base nos picos e vales da sazonalidade
Tributário – o software permite saber quais são as alíquotas que se deve aplicar na nota fiscal no momento da transação de um estado para outro
Vantagens e benefícios
- Pode ser utilizado por uma única distribuidora com ou sem filiais, ou por múltiplas empresas, inclusive de diferentes regimes tributários e setores de atuação
- Disponível para uso com servidor próprio ou em nuvem
- Os processos e funcionalidades podem ser customizados para atender as particularidades e diferenciais de cada empresa
- Dispõe de ferramentas para criação de consultas e relatórios
- Pode ser integrado com outros sistemas de gestão
“O DMS, além de apresentar um ganho de performance, exibe um controle rígido que mostra quanto a distribuidora vendeu dentro de uma promoção e qual o produto com mais saída”, ressalta Vargette. A ferramenta também pode ser aplicada em redes de farmácias que dispõem de CDs, a exemplo da Drogaria Venancio, da Farma Conde e da Ultrafarma.
