Uma gestão de inventário eficiente garante um estoque ajustado, sem problemas de rupturas, encalhe de mercadorias ou perda dos itens por vencimento. Mas a teoria nem sempre corresponde à realidade.
“Manter um controle preciso do estoque é crucial para a saúde financeira da farmácia. No entanto, ainda nos deparamos com vários desafios que dificultam a gestão e elevam os custos financeiros e operacionais”, explica Frankson Santos, especialista de implantação de sistemas da Procfit.
Erros que afetam a gestão de inventário
Entre as principais questões que atrapalham o processo de gestão de inventário está a sobrecarga de trabalho, que não permite às equipes efetuarem a entrada da nota fiscal dos fornecedores dentro das primeiras 24 horas. “Além disso, observamos falhas na gestão da validade dos produtos, bem como demora na tomada das providências necessárias em casos de furtos e roubos”, complementa.
Segundo Santos, a elevada carga de atribuições dos colaboradores no momento da chegada da mercadoria incentiva más práticas como as mencionadas abaixo:
- O profissional deixa de fazer a entrada da nota fiscal no sistema nas primeiras 24 horas após o recebimento da mercadoria
- A equipe de balcão pode vender o item sem que ele esteja devidamente internalizado no estoque, deixando o departamento de compras sem uma visão assertiva da quantidade de produtos que se deve repor
- Sem a inclusão da mercadoria recebida no sistema, os profissionais podem concluir que há muito menos itens disponíveis. Resultado: a área de compras fica mais sujeita a gerar uma ruptura ou excesso caso o estoque não esteja o mais assertivo possível
- Outro ponto considerado crítico é a falha na gestão da validade dos medicamentos, o que provoca muitas perdas de produtos por vencimento.
Passos para uma gestão eficiente do estoque
A administração precisa do inventário em uma farmácia proporciona mais agilidade, transparência e segurança à gestão do estabelecimento.
“A automação possibilita identificar lotes próximos ao vencimento e também oferece aos gestores relatórios e indicadores das maiores perdas por classificação dos produtos em estoque”, ressalta Santos, que elenca quatro estratégias para solucionar o problema.
Cálculo da quebra de estoque – Os varejistas sempre buscam baixar os índices de quebra de estoque. Esse cálculo trata da diferença entre o faturamento líquido de uma farmácia e o valor da perda líquida após a conclusão do inventário. A quebra, ou seja, a diferença entre esses dois valores, varia de 0,6% a 1,2% em relação ao faturamento líquido
Estabelecer ciclos de inventário – Os ciclos ideais para realização do inventário costumam ser de 30, 60 ou 90 dias, variando de acordo com os resultados obtidos. Se uma loja apresenta um índice de quebra muito elevado, ultrapassando a meta estabelecida, o inventário deve ser conduzido com maior frequência até que seja ajustado dentro da margem desejada pelo varejista
Conscientizar as equipes – Motivar as equipes para garantir que a entrada de mercadorias seja sempre pontual. Manter a agilidade na atualização do estoque diante de ocorrências como vencimentos, perdas, roubos ou furtos
Controle de rastreabilidade – A implementação da rastreabilidade possibilita a utilização de etiquetas de lote e validade, permitindo a rastreabilidade completa dos produtos dentro do ERPM. Além disso, oferece consultas e indicadores analíticos que destacam os itens mais próximos do vencimento, entre outras informações relevantes para tomada de decisão
