Sistema propõe controle de inventário sem fechar loja

O controle de inventário é um passo importantíssimo para garantir a saúde da operação da sua farmácia. Mas colocar essa atividade em prática torna-se uma tarefa cada vez mais desafiadora conforme a empresa ganha escala e capilaridade. O aumento no número de lojas, no mix e até mesmo a construção de um centro de distribuição (CD) impõem um novo olhar para a importância da tecnologia.

Foi o que fez a Pense Farma, rede de farmácias que mantém 37 PDVs espalhados por dez cidades da Região Metropolitana de São Paulo, com apoio técnico da Procfit. “Compramos uma rede de menor porte em 2007 e esse foi o motor para nosso crescimento. Em menos de uma década, já entendíamos que precisávamos de um sistema mais robusto”, conta a diretora administrativa Dayara Davino.

Controle de inventário é facilitado com o uso de sistema 

Segundo Dayara, em 2015, quando a Pense Farma somava 20 lojas, as primeiras dificuldades começaram a surgir. “De maneira geral, começamos a notar que várias operações, inclusive o inventário, já não eram realizadas da melhor forma com o sistema que utilizávamos”, relembra.

O provedor da época indicou a Procfit e, em 2017 começou o processo de
transição. “Independentemente do tamanho da farmácia, é necessário ter essa
política de realização do inventário, principalmente em momentos de
crescimento, pequenos desvios podem gerar grandes consequências”,
comenta Marcos Vinícius Consoli (Gemada), vice-presidente de sistemas e
operações na Procfit.

“Desde que adotamos a plataforma, reduzimos nossas perdas em 27%”, afirma Dayara. Mas uma dor ainda aflige a operação – ter que paralisar as vendas para realizar a contagem.

CD tem que ficar fechado por até dois dias para realização de inventário 

Além de seus PDVs, a Pense Farma administra um centro de distribuição que armazena até 4 mil SKUs. Atualmente, para contabilizar o estoque, a operação precisa ser paralisada. “Só podemos fazer o inventário com a loja fechada, sem vendas. Quando falamos de nosso CD, o problema é ainda maior. Os trabalhos ficam paralisados por até dois dias”, lamenta Dayara.

“Por meio do Inventário Rotativo, com alguns parâmetros previamente determinados, como por exemplo cancelamentos, devoluções e vendas de produtos de alto custo, a ferramenta gera uma lista de produtos a serem contados. Também é possível incluir outros itens, como no caso de assalto”, afirma Gemada.

Ferramenta possibilita controle de inventário durante funcionamento da loja 

Com o Inventário Rotativo, o sistema registra o volume de unidades de determinado produto em estoque, com discriminação por horário específico, e desconsidera as movimentações realizadas posteriormente. Além disso, possibilita que a contagem manual aconteça paralelamente às vendas.

“Assim, conseguimos identificar possíveis falhas operacionais, ajustar as divergências e calcular os prejuízos com muito mais celeridade, permitindo maior acurácia no estoque”, pontua Dayara.

A novidade está em implementação na rede de farmácias, mas a expectativa da gestora é alta. “Esperamos reduzir entre 10% e 20% as perdas por erro operacional”, projeta.